Comment s’assurer que vos clients règlent leurs factures ?

Saviez-vous que le secteur du bâtiment est le plus touché par les retards de paiement et les impayés ? Si certains des impayés sont à reprocher aux clients, d’autres peuvent être de la faute de vos méthodes de facturation. Tâche ingrate, réclamer un paiement en retard ou suivre l’état de votre trésorerie est nécessaire pour maintenir votre entreprise du bâtiment en bonne santé financière.

Dans cet article, nous reviendrons sur les étapes indispensables pour que la facturation de vos prestations se passe sans encombres.

RÉDIGEZ DES FACTURES EN BÉTON POUR VOTRE ENTREPRISE DU BÂTIMENT

Les factures émises par votre entreprise du bâtiment doivent être établies en deux exemplaires, en français et doivent comporter certaines mentions obligatoires :

  • La date de la facture et son numéro
  • Le devis auquel elle se rapporte
  • La date de la prestation réalisée
  • La date d’échéance de la facture et les modalités de retard
  • Les coordonnées de votre client (nom et adresse postale)
  • La raison sociale de votre entreprise ainsi que votre SIREN ou SIRET 
  • L’adresse de votre siège social
  • Le numéro du Répertoire des métiers et de votre département d’immatriculation
  • Votre numéro individuel d’identification à la TVA
  • Le détail de la prestation : matériaux fournis et main d’œuvre (non obligatoire si le devis est suffisamment détaillé)
  • Le taux horaire hors TVA de la prestation
  • Le taux de TVA applicable
  • Les majorations et réductions éventuelles du prix (voir plus bas dans l’article)
  • Le montant hors-taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) à régler
  • Les montants déjà réglés (si votre paiement est échelonné)

Si votre entreprise du bâtiment est établie en société (EURL, SARL…) vous êtes tenu d’indiquer votre forme juridique, ainsi que le montant du capital social de votre entreprise. 

Si vous êtes un auto-entrepreneur, votre facture doit également indiquer :

  • L’assurance que vous avez souscrite pour votre activité
  • Les coordonnées de l’assurance
  • La zone où s’applique le contrat d’assurance

Attention à bien vérifier vos factures, même si vous utilisez un logiciel de gestion ou un modèle que vous avez trouvé sur le Web. Une simple erreur dans les montants, le mauvais taux de TVA ou l’absence d’une des mentions obligatoires donne à votre client le droit de refuser la facture et de retarder le paiement le temps que vous en émettiez une autre. Pire encore, vous êtes exposés à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 € d’amende et une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte (jusqu’à 1⁄4 du montant total de la facture).

DEMANDEZ DES ACOMPTES À VOS CLIENTS À VERSER AUX ÉTAPES CLÉ DE VOS TRAVAUX

Tous les travaux ne vous demandent pas le même investissement en temps et en matériaux. Dans tous les cas, il peut être intéressant de demander le versement d’un acompte ou de règlements partiels pendant le déroulé des travaux. Bien entendu, cette décomposition doit être connue au préalable par le client lors de la signature du devis.

Dans la pratique, vous pouvez par exemple diviser vos travaux de la manière suivante :

  • Un acompte de 10 % à 20 % du montant total des travaux à la signature du devis
  • Un acompte de 30 % à 40 % à l’ouverture du chantier
  • Un versement de 30 % à 70 % à la fin du chantier 

Il peut être intéressant de diviser le dernier versement en plusieurs factures si votre devis à un montant très élevé, par exemple dans le cadre d’une extension de maison ou d’une rénovation lourde d’appartement.

Attention, il faut différencier les arrhes des acomptes, car si ça n’est pas précisé sur le devis, l’avance sur commande est toujours une arrhes. Les arrhes montrent l’engagement de votre client dans le projet que vous avez commencé. Si les travaux s’arrêtent ou sont abandonnés, du fait de votre client, il renonce au remboursement des arrhes versées. A l’inverse l’acompte engage l’artisan et le client. Lorsque l’acompte est payé, votre entreprise du bâtiment est tenue de réaliser la prestation indiquée sur le devis. Bien détailler votre devis est donc très important pour prouver que vous avez bien réalisé les travaux signés par le client.

INCITEZ VOS CLIENTS À RÉGLER RAPIDEMENT LEURS FACTURES

Pour que vos clients vous payent rapidement, vous devez être réactif. N’attendez pas avant d’envoyer la facture à vos clients et envoyez-la dès la réception des travaux. Si vous en avez la possibilité, investissez dans un logiciel de facturation qui pourra gérer à votre place l’envoi de la facture dès la fin du chantier. Auquel cas, pensez à vérifier l’état de votre facturation afin de garder votre trésorerie le plus à jour possible.

De même, si vos marges vous le permettent, vous pouvez récompenser les clients qui payent avant l’échéance la facture en mettant en place un escompte de règlement. C’est-à-dire que vous offrez à votre client une réduction du montant de la facture. 

SUIVEZ VOTRE FACTURATION ET RELANCEZ VOS CLIENTS EN CAS DE RETARD

Certaines des difficultés pour se faire payer arrivent au moment de l’envoi de la facture : vous avez envoyé la facture trop tard, le client était en vacances, vous avez envoyé la facture à la mauvaise adresse… La solution : prévenir votre client en amont. Pensez à appeler le client  ou lui envoyer un SMS avant de lui envoyer la facture pour confirmer ses informations. Ainsi, pensez à noter au début du chantier le nom et les coordonnées des personnes à contacter.

Et pourquoi ne pas profiter de cet appel pour récolter l’avis de vos clients ? Collecter les avis clients vous permet de montrer aux particuliers que vous êtes un artisan de confiance et augmente vos chances de les transformer en clients. 

Dans tous les cas, en cas de retard de paiement, n’hésitez pas à contacter votre client. La première solution, avant de réclamer vos pénalités de retard (qui doivent toujours figurer au bas de votre facture) est de faire un arrangement à l’amiable. Si cela n’est pas le cas, envoyez une lettre de relance en accusé de réception.

PRENEZ DES GARANTIES CONCERNANT VOTRE PAIEMENT

Pour vous assurer que vos factures soient payées par le client, prévoyez deux exemplaires par facture émise. Ces deux exemplaires doivent être signés par vous et par le client. Conservez l’un de ces exemplaires jusqu’à 10 ans après l’émission de la facture afin de disposer de preuves en cas de litige. Donc, même lorsque vous envoyez vos factures par Internet, faites-les toujours signer par vos clients.

Si vous prévoyez des délais de paiement pour vos factures, assurez-vous de prendre des garanties sur le paiement par vos clients. Il vous faudra absolument récupérer des éléments sur l’identité de vos clients comme une copie de la carte d’identité. Tout comme lorsque vous demandez à ce qu’ils vous versent des arrhes ou des acomptes avant le début du chantier, ces preuves permettent de tester la bonne foi de vos clients, et le cas échéant de disposer de tous les éléments nécessaires en cas d’action en justice.

Seulement 5% du chiffre d’affaires d’un artisan est impayé chaque année. Cette somme sera bien plus importante si votre entreprise du bâtiment ne suit pas régulièrement l’état de sa facturation. En cas de non-paiement par votre client, n’entame pas directement de démarches judiciaires. Assurez-vous d’avoir tenté tous les autres moyens pour aboutir au règlement de l’impayé.

Pour une entreprise artisanale du bâtiment, la comptabilité et la communication sont des points clés pour la pérennité de l’entreprise. Il faut alors penser à rassurer ses clients via un site internet, une page profil ou encore un Google My Business.

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